دستاوردهای تیم را در بوق و کرنا کنید

 اما سوال اینجاست که چطور می‌توانیم از عملکرد تیم خود دفاع کنیم، بدون آنکه خودستایی یا پز دادن به نظر برسد؟ چه راه‌‌‌هایی وجود دارد که تاثیرگذاری کارکنان تیممان را به رئیس خود و مدیران رده‌‌‌بالاتر نشان دهیم؟ چه کنیم تا اعضای تیم، «قابل مشاهده» شوند؟ چطور می‌توانیم اعتبار دستاوردها را منصفانه میان اعضای تیم تقسیم کنیم؟

 کارشناسان چه می‌‌‌گویند؟

«سباستین بریان»، استاد مدرسه کسب و کار IESE، می‌‌‌گوید: «کمک به اعضای تیم برای دیده شدن دستاوردهایشان، فقط در رشد و موفقیت آنها موثر نیست بلکه برای موفقیت و رشد شما یز ضروری است.»

طبق تحقیقات او، کارکنان دارای عملکرد بالا، وقتی کارشان بیشتر دیده می‌شود، انگیزه و عملکرد بهتری دارند. مطالعات دیگر نشان می‌دهند که اعضای تیمی که دستاوردهایشان دیده و قدردانی می‌شود تمایل بیشتری به ماندن در شرکت شما دارند.

بریان می‌‌‌گوید: «کارکنان خوب، اگر حس کنند قدرشان را نمی‌‌‌دانید به شما وفادار نخواهند بود. پس اگر اعتباری که درخورشان است به آنها نبخشید یا فرصت‌‌‌های شکوفایی را در اختیارشان قرار ندهید، به دنبال رئیسی خواهند گشت که این امکانات را برایشان فراهم کند.»

به‌‌‌علاوه، زمانی که تیم شما عملکرد درخشانی دارد، این امر تاثیر مثبتی روی شما نیز دارد. شما مانند یک آینه عملکرد آنها را منعکس می‌‌‌کنید. این را «سوزان باربر»، مربی حوزه مدیریت، مجری پادکست و نویسنده کتاب «فاکتور مشاهده‌‌‌پذیری» می‌‌‌گوید. او معتقد است که این نه تنها توانایی شما در کشف و توسعه پتانسیل‌ها را نشان می‌دهد بلکه مهارت‌‌‌های مدیریتی‌‌‌تان را نیز اثبات می‌کند. سوزان تاکید می‌کند هدف شما این است که دیگران از ارزش و تفاوتی که شما و تیمتان در سازمان ایجاد می‌‌‌کنید باخبر شوند. راهش چیست؟ در ادامه توضیح خواهیم داد:

1- تیمتان را درک کنید

مدیریت خوب با درک عمیق و واقعی اعضای تیم آغاز می‌شود. منظور، درک نقاط قوت فردی، علایق و آرزوهایشان است. پس برای شروع، با کارکنان صحبت کنید. از آنها بپرسید چه تصویری از آینده شغل و نقششان در سازمان شما دارند. کشف کنید که چه عواملی به آنها انگیزه می‌دهد، می‌‌‌خواهند چه مهارت‌‌‌هایی کسب کنند و دوست دارند مسیر حرفه‌‌‌ای‌‌‌شان چطور پیشرفت کند.

بریان می‌‌‌گوید: «باید درک کنید که اعضا چه تصویری از خود دارند و مایلند به چه سمت و سویی بروند تا بتوانید کارشان را متناسب با آنچه می‌‌‌خواهند به دیگران ارائه کنید.» هیچ فایده‌‌‌ای ندارد که بخواهید مهارت یکی از کارکنان را در تحلیل داده‌‌‌ها به گوش مدیران ارشد برسانید، اگر او هیچ قصد و تمایلی به ادامه این مسیر در آینده نداشته باشد.

2- چند کانال برای دیده شدن ایجاد کنید

در مرحله بعد، شما باید چند راه مختلف برای نمایش کار تیمتان در نظر داشته باشید. بریان توصیه می‌کند گسترده‌‌‌تر فکر کنید: گپ و گفت‌‌‌های خودمانی در آبدارخانه، ارزیابی سالانه با مدیران ارشد، گزارش مستمر پیشرفت به رئیس خودتان و قدردانی عمومی در جلسات واحدها یا رویدادهای شرکتی. او می‌‌‌گوید باید فرصت‌‌‌هایی برای ارائه دستاوردها و به‌‌‌روزرسانی روند پیشرفت اعضا فراهم کنید، مخصوصا اگر قصد دارید این اطلاعات به سطوح بالاتر راه پیدا کند.

باربر نیز می‌‌‌گوید دقت کنید که چه کسانی مخاطبتان هستند. برقراری رابطه با افراد کلیدی می‌تواند آوازه تیم شما را تقویت کند. سعی کنید با «افراد تاثیرگذار» و کسانی که در میان تصمیم‌‌‌گیرندگان بالا، اصطلاحا «بُرش» دارند ارتباط برقرار کنید.

3- روی تاثیر تمرکز کنید

اما در مورد دستاورد کارکنان چه بگوییم؟ بریان پیشنهاد می‌کند به این سوال پاسخ دهید: او چه کمکی به سازمان می‌کند؟ چه تاثیری بر رشد فردی خود دارد؟ و چه نفعی برای رئیستان دارد؟ مورد آخر بسیار مهم است.

او می‌‌‌گوید: «به این فکر کنید که کار این نیروی کار چطور با منافع و خواسته‌‌‌های رئیستان هم‌‌‌راستاست (یا هر کسی که مخاطبتان است). مثل همیشه، هدف شما حمایت از تیمتان برای کمک به موفقیت رئیستان است. این به نفع شما و همه کسانی که به دنبال ارتقا هستند خواهد بود.»

باربر نیز در ادامه می‌‌‌گوید از نویسندگان الهام بگیرید و هنگام تمجید از کارکنان خود، دستاوردها را «نگویید، نشان دهید!» از مثال‌‌‌های واقعی و آنی استفاده کنید و درباره مشکلاتی که اعضای تیمتان حل می‌کنند، صراحتا صحبت کنید.

او می‌‌‌گوید: «دستاوردها را درست مثل یک نوار فیلم برای رئیستان به نمایش بگذارید تا متوجه شود که اوضاع از چه قرار است. یادتان نرود که ارزش بازخورد مثبت از سوی مشتری‌‌‌ها 10 برابر بیشتر است.»

4 – به جای گزافه‌‌‌گویی، حقایق را به اشتراک بگذارید

بعضی مدیران در تمجید از تیم خود نزد مدیران بالادستی با مشکل مواجهند چون می‌‌‌ترسند کارشان خودستایی یا لاف‌‌‌زنی تعبیر شود.

باربر می‌‌‌گوید به خصوص زنان اغلب می‌‌‌ترسند که اگر دستاوردهای خود و تیمشان را نشان دهند حرکتشان بی‌‌‌شرمانه و تعریف از خود تلقی شود. تحقیقات نشان می‌دهد که این تردید می‌تواند به طور ناخواسته، پیشرفت حرفه‌‌‌ای و مشاهده‌‌‌پذیری‌‌‌شان را محدود کند.

راه‌حل چیست؟ برای نمایش دستاوردها یک رویکرد «مبتنی بر حقایق» را در پیش بگیرید. باربر می‌‌‌گوید: «وقتی حقایق را به اشتراک می‌‌‌گذارید، احساس بدی به شما دست نمی‌‌‌دهد و حرف‌‌‌هایتان اغراق‌‌‌آمیز به نظر نمی‌‌‌رسد.»

 بریان پیشنهاد می‌کند که روی تلاش‌‌‌های فردی و دستاوردهای خاص تاکید کنید، مثلا بگویید «فلان شخص در انجام این کار نقش داشت.» از خودمحوری بپرهیزید. سعی کنید با اجتناب از عباراتی مثل «تیم من» یا «کارکنان من»، تمرکز را از روی خودتان بردارید.

5- حواستان به انتقادهایتان باشد

روایت‌‌‌ها در مورد اعضای تیمتان می‌توانند تحت تاثیر نظرات غیررسمی شما شکل بگیرند. معمولا خودتان به این موضوع آگاه نیستید. این تاثیر می‌تواند هم مثبت و هم منفی باشد. باربر این درس را در اوایل اشتغالش یاد گرفت، وقتی که داشت در مورد یکی از اعضای خوب تیم که در انجام یکی از وظایف، «کمی مشکل داشت» نسنجیده اظهارنظر می‌‌‌کرد. بعدها که زمان ارتقای آن کارمند رسید، او متوجه شد که همان اظهارنظر ساده باعث شده بود چنین ذهنیتی در سایر کارکنان شکل بگیرد و تصور کنند کارمند مربوطه، «کمی مشکل‌‌‌دار» است. باربر مجبور شد کلی تلاش کند تا این ذهنیت را تغییر دهد.

درس مهم: همزمان با تلاش برای دیده شدن دستاوردهای تیمتان، مراقب آنچه می‌‌‌گویید باشید. باربر می‌گوید: «ممکن است ندانید که کلمات چه وزنی دارند. شما حتی با اظهارنظرهایی که ظاهرا بی‌‌‌ضرر هستند این قدرت را دارید که وجهه کارکنانتان را کاملا تخریب کنید یا برعکس، ارتقا دهید.»

6- همکاری را ترویج دهید و فرصت‌‌‌هایی برای دیده شدن ایجاد کنید

یکی از بهترین راه‌‌‌ها برای جلب توجه‌‌‌ها به دستاوردهای تیمتان، ایجاد فرصت‌‌‌های همکاری و تعامل با سایر تیم‌‌‌ها و مدیران است.

بریان می‌‌‌گوید: «ایجاد فرصت‌‌‌هایی برای کار کردن خارج از دایره تاثیرگذاری خودشان، باعث می‌شود در معرض دید طیف گسترده‌‌‌تری از سازمان قرار بگیرند. این کمک می‌کند فرصت‌‌‌های جدید را شناسایی کرده و با مدیران ارشدی که ممکن است در آینده کمکشان کنند، ارتباط بگیرند.»

باربر پیشنهاد می‌کند به تیمتان کمک کنید تا به روحیه همکاری و شایستگی معروف شوند و نامشان بر سر زبان‌‌‌ها بیفتد. توجه‌‌‌ها را به آنها معطوف کنید. تشویقشان کنید که در پروژه‌‌‌های مشترک و همکاری با سایر تیم‌‌‌ها پیشگام شوند و در جلساتی که حضور ندارید، به جای شما نماینده تیمتان باشند. به این ترتیب، شما اعتبارتان را به آنها قرض می‌‌‌دهید و نشان می‌‌‌دهید که حامی‌‌‌شان هستید.

7- اعتبار را به صورت استراتژیک تقسیم کنید

هر فرد باید به اندازه نقشی که در دستاوردها داشته مورد توجه و قدردانی قرار بگیرد یا اصطلاحا اعتبار بگیرد. گرچه این مهم است که اعتبار را به شکلی عادلانه تقسیم کنید و از تبعیض بی‌‌‌مورد بپرهیزید، اما همیشه ممکن است برخی از افراد بیشتر از دیگران دیده شوند. و این اجتناب‌‌‌ناپذیر است. باربر می‌‌‌گوید: «گاهی از تیمتان به عنوان یک گروه صحبت می‌‌‌کنید اما همه افراد روی کار خودشان تمرکز دارند و طبیعتا بعضی از اعضای تیم ممکن است از نظر عملکرد، متمایز باشند.»‌‌‌

بعضی از کارکنان دست به ابتکار عمل می‌‌‌زنند و فعالانه به دنبال ارتقا هستند. باربر می‌‌‌گوید: «شما معمولا به آنها اتکا می‌‌‌کنید چون قوی‌‌‌ترند و به انجام کارهای بیشتر تمایل دارند.» در سوی دیگر، کارکنانی هستند که به دنبال پیشرفت نیستند و ایستا هستند، اما همچنان شایسته قدردانی به خاطر کمک‌‌‌هایشان هستند. در نهایت، بریان می‌‌‌گوید همه چیز به این بستگی دارد که افرادتان و آرزوها و اهداف شغلیشان را بشناسید: «باید درک کنید که چه می‌‌‌خواهند، در چه زمینه‌‌‌هایی مهارت دارند و مطمئن شوید قدردانی‌‌‌ای که می‌‌‌خواهند و مستحقش هستند را دریافت کنند.»

 سخن پایانی

کمک به دیده شدن دستاوردهای کارکنان، نه‌تنها برای رشد آنها مهم است بلکه برای موفقیت شما به عنوان یک رهبر سازمانی نیز حیاتی است. این موضوع علاوه‌بر توانایی شما در پرورش و توسعه پتانسیل‌‌‌ها، مهارت‌‌‌های مدیریتی‌‌‌تان را نیز نشان می‌دهد. کمک به دیده شدن دستاوردهای تیم به هیچ عنوان خودستایی یا لاف‌‌‌زنی نیست، اگر نکات مربوطه را رعایت کنید و با تکیه بر واقعیت‌‌‌ها سخن بگویید.

منبع: HBR