رازداری سازمانی: شمشیری دولبه

تحقیقات اخیر ما که شامل 12‌هزار شرکت‌کننده از صنایع مختلف است نشان می‌دهد کارکنانی که از طرف سازمان، مسوولیت حفظ رازهای سازمانی را بر عهده دارند هم مزیت‌‌‌هایی به دست می‌‌‌آورند و هم آسیب‌هایی به سلامتشان وارد می‌شود. ما در تحقیقات تکمیلی خود که البته منتشر نکردیم، نشان می‌‌‌دهیم که مدیران چه اهرم‌‌‌هایی در اختیار دارند تا اولی را به حداکثر و دومی را به حداقل برسانند.

 اسرار سازمانی هم استرس‌‌‌آورند هم معنادار

به طور کلی، اسرار سازمانی، رازهایی هستند که به منافع استراتژیک یک سازمان گره خورده‌‌‌اند. این اسرار می‌توانند شامل حفظ اطلاعات مالکیتی، استراتژی‌‌‌های محرمانه یا داده‌‌‌های حساس مربوط به کارکنان باشند.

برخلاف اسرار شخصی که «خود فرد» آنها را تعیین می‌کند و به صورت خصوصی به اشتراک می‌‌‌گذارد، اسرار سازمانی اغلب توسط کارفرما تعیین می‌‌‌شوند، حفظ آنها به دستور کارفرما اجباری است و از لازمه‌‌‌های اصلی حفظ مزیت رقابتی، تطبیق قانونی یا امنیت سازمان هستند.

ریسک فاش شدن یک راز سازمانی می‌تواند بسیار بالا باشد که به احتمال زیاد منجر به از دست دادن شغل، جریمه‌‌‌های حقوقی زیاد و حتی حبس می‌شود.

تحقیقات هاروارد نشان داده که رازداری سازمانی می‌تواند به دو شکل بر سلامت نیروی کار مربوطه تاثیر بگذارد. اول، از آنجا که حفظ اسرار در سازمان در نیروی کار احساس انزوا و استرس ایجاد می‌کند پس می‌تواند بر سلامت او تاثیر منفی بگذارد. فردی که مسوول حفظ اسرار است معمولا حس می‌کند از دیگران جدا افتاده و نمی‌تواند جنبه‌‌‌های مهم زندگی شغلی‌‌‌اش را با دیگران به اشتراک بگذارد. این منجر به افزایش استرس و کاهش رضایت روزانه می‌شود.

از سوی دیگر، رازداری سازمان می‌تواند با ایجاد حس جایگاه و هدف در فرد، سطح سلامت و رفاه او را بالا ببرد. وقتی اطلاعات محرمانه به ما سپرده می‌‌‌شوند، این سیگنال را می‌دهد که معتمد سازمان و مهم هستیم. این باعث می‌شود احساس ارزشمندی کنیم و حس کنیم در موفقیت سازمان نقش اساسی داریم. این حس مهم بودن می‌تواند باعث شود شغلمان را معنادار تلقی کنیم.

حالا سوال اینجاست که کدام جنبه‌‌‌های رازداری سازمان، حس جایگاه و معنا را افزایش و احساس انزوا و استرس را کاهش می‌دهند؟

برای پاسخ به این سوال، یک مطالعه تکمیلی انجام دادیم. از 2920 کارمند یک شرکت عضو «فورچون 500» نظرسنجی کردیم که مسوول حفظ اسرار فوق سری بودند.

ما دریافتیم که احتمالا آسان‌‌‌ترین راه برای افزایش حس مقام و معنا بابت حفظ یک راز سازمانی این است که به فرد توضیح دهیم چرا رازداری ضروری است. کارکنان به ما گفتند وقتی برایشان توضیح داده می‌‌‌شد که چرا آن راز مهم است و چگونه به اهداف بزرگ‌تر سازمان کمک می‌کند، احساس می‌‌‌کردند به واسطه حفظ آن راز، جایگاه ویژه‌‌‌ای دارند و شغلشان معنادارتر است.

همچنین دریافتیم که موثرترین اهرم در اختیار مدیران برای افزایش حس جایگاه و معنا به واسطه حفظ اسرار، به غرور مربوط است. کارکنانی که به واسطه دانستن یک راز، نسبت به شغلشان احساس غرور می‌‌‌کردند، احساس جایگاه و معنای بالاتری داشتند.

برعکس، ناامیدکننده‌‌‌ترین و طاقت‌‌‌فرساترین جنبه رازداری برای کارکنان این است که به واسطه آن راز نتوانند درباره نقششان در امور صحبت کنند. از کارکنان خواستیم به ما بگویند با این جمله موافقند یا مخالف: «محافظت از این راز باعث می‌شود قدردانی دیگران از من بابت تلاش و کوششم سخت‌‌‌تر شود.» آنهایی که با این جمله به شدت موافق بودند احساس انزوا و استرس بیشتری داشتند که ناشی از حفظ راز بود.

این یافته‌‌‌ها همچنین نکاتی را درباره اهمیت «تقویت فرهنگ حمایت متقابل» میان کارکنانی که در یک حیطه سری سازمانی کار می‌کنند فاش می‌کند. احساس انزوای ناشی از ناتوانی در صحبت درباره راز، معنای پیش‌بینی‌شده را کاهش می‌دهد. پس می‌توان این‌طور نتیجه گرفت که توانایی و امکان صحبت از کارمان، بخشی از چیزی است که به آن معنا می‌دهد. با این حال، این آسیب را می‌توان خنثی کرد. کارکنانی که همکارانی بسیار حمایت‌‌‌کننده داشتند، به ما گفتند که چنین حسی ندارند (احساس اینکه کارشان بی‌معنا است).

و در نهایت، از کارکنان پرسیدیم با این جملات موافقند یا مخالف: «مردم شدیدا دوست دارند از این راز خبردار شوند» و «این راز به من احساس مقام و جایگاه می‌دهد». کارکنانی که با این جمله شدیدا موافق بودند به ما گفتند که آن رازها در خارج از محیط سازمان بیشتر به آنها استرس می‌‌‌داده اما در محل کار، نه. مخصوصا وقتی کارکنان نمی‌توانستند کارهای محرمانه و رده بالای خود را (که دیگران احتمالا دوست داشتند درباره‌‌‌شان بدانند) فاش کنند، این رازداری در گفت‌‌‌وگوهای روزمره‌‌‌شان با اعضای خانواده، دوستان و آشنایان اختلال ایجاد می‌‌‌کرد. این تداخل، استرس را افزایش می‌‌‌داد. همزمان، هنگامی که یک راز با حس جایگاه بالا مرتبط است، اتفاقا انگیزه‌‌‌بخش و حتی هیجان‌‌‌انگیز است که باعث می‌شود استرس مرتبط با آن کاهش یابد. در این شرایط، احساس جایگاه به واسطه یک راز سازمانی، استرس کمتری در محیط کار ایجاد می‌کند، در حالی که باعث استرس بیشتر در «خارج از محیط کار» می‌شود.

 توصیه‌‌‌هایی به مدیران و سازمان‌ها

اغلب سازمان‌هایی که کارکنان را ملزم به حفظ اسرار می‌کنند، احتمالا همین حالا آموزش‌‌‌ها، سیاست‌‌‌ها و روال‌‌‌هایی مرتبط با حفظ اسرار محرمانه در دست اجرا دارند. اما می‌توانند و «باید» اقدامات بیشتری در این رابطه انجام دهند.

به منظور کاهش اثرات منفی رازداری سازمانی و بهره‌‌‌گیری بیشتر از مزایای احتمالی آن، مدیران و سازمان‌ها باید چند استراتژی را به کار بگیرند:

با تاکید بر تجربه مشترک، پیوندها را جایگزین فشارهای احتمالی کنید

مدیران می‌توانند با تاکید بر تجربه مشترک حفظ یک راز، به کارکنان در درک مزایای رازداری سازمانی کمک کنند. به جای تمرکز بر منع و محدودیت‌ها، بر رفاقت و دوستی و حمایت اجتماعی میان کسانی که یک راز را با یکدیگر شریک هستند تاکید کنید. تاکید بر پتانسیل ارتباط اجتماعی و حس «هدف مشترک» می‌تواند استرس و انزوا را کاهش دهد. وقتی تمرکز را از بار مسوولیت برمی‌‌‌داریم و به پیوندهایی که به واسطه رازداری مشترک وجود دارند معطوف می‌‌‌کنیم، کارکنان استرس کمتری حس خواهند کرد. مثلا تحقیقات نشان داده که تجربیات مشترک می‌توانند حس نگرانی همدلانه میان افراد را افزایش دهند و نزدیکی میان افراد را تسهیل کنند.

با بازتعریف تجربه رازداری، بر معنای مثبت آن تاکید کنید

مدیران باید بر جنبه‌‌‌های مثبت دسترسی به اطلاعات محرمانه و مهم تاکید کنند و کمتر روی جنبه‌‌‌های منفی، مثل تنبیه‌‌‌های احتمالی درز اطلاعات، تمرکز داشته باشند. وقتی رازداری را به عنوان یک سمبل اعتماد و اهمیت ترسیم می‌‌‌کنیم، به فرد نشان می‌‌‌دهیم که حفظ اسرار هم به نفع کارکنان و هم سازمان است. وقتی به او توضیح می‌‌‌دهیم که حفظ اسرار چگونه با اهداف سازمانی همسو است و چطور اهمیت شغل را افزایش می‌دهد به او کمک می‌‌‌کنیم حس غرور، جایگاه و معنای بیشتری در محیط کار داشته باشد. تحقیقات درباره مزایای بازتعریف تهدیدهای استرس‌‌‌زا به عنوان فرصت‌‌‌هایی برای رشد فردی، از این استراتژی حمایت می‌‌کنند.

نیاز به رازداری را توجیه کنید

گفت‌‌‌وگوی شفاف درباره لزوم و منطق پشت رازداری بسیار مهم است. وقتی کارکنان، دلایل منطقی رازداری را درک می‌کنند و متوجه می‌‌‌شوند که این رازها به دلایل موجه باید حفظ شوند، احتمالا واکنش مثبت‌‌‌تری نشان خواهند داد و سطح بالاتری از اعتماد را حس خواهند کرد.

این رویکرد نه‌تنها اثرات منفی رازداری را کاهش می‌دهد بلکه یک محیط کار منسجم و حمایتی را تقویت خواهد کرد. فراموش نکنید که لازمه رهبری خوب این است که بتوانید «چراها» را به خوبی توضیح دهید.

سلامت کارکنان را حمایت و ترویج کنید

با تجهیز کارکنان به ابزارهایی برای مدیریت چالش‌‌‌های رازداری سازمانی و کمک به آنها در ارتباط با یکدیگر و یادگیری از همکارهایی که همان راز را می‌‌‌دانند،

شرکت‌ها می‌توانند ارتباطات مستحکم‌‌‌تر را تقویت و در عین حال، رازداری را ضمانت کنند.

در نهایت، ارائه منابع و حمایت برای کمک به کارکنان در مدیریت استرس و انزوا بسیار بسیار مهم و کلیدی است. این می‌تواند شامل دسترسی به خدمات مشاوره، برنامه‌‌‌های مدیریت استرس و احوال‌‌‌پرسی منظم از کارکنان باشد تا مطمئن شوید که کارکنان مربوطه به خوبی از پس چالش‌‌‌های شغلشان برمی‌‌‌آیند.

درک و پرداختن به پیامدهای احساسی و ارتباطی رازداری می‌تواند جادو کند، هم در رابطه با حفظ سلامت کارکنان و هم در زمینه افزایش بهره‌‌‌وری نیروها.

 سخن پایانی

رازداری سازمانی یک شمشیر دو‌لبه است که می‌تواند منجر به انزوای اجتماعی و استرس شود یا همزمان، احساس جایگاه و معنا را افزایش دهد.

مدیران باید حد تعادل میان این دو را پیدا کنند و هزینه‌‌‌ها را به حداقل و مزایایش را به حداکثر برسانند. با ترسیم دوباره رازداری به شکل مثبت، تقویت اعتماد، ترویج حمایت اجتماعی و اولویت‌‌‌سازی سلامت، سازمان‌‌‌ می‌تواند به کارکنان در مدیریت پیچیدگی‌‌‌های رازداری کمک کند. این باعث می‌شود کارکنان راضی‌‌‌تر و شادتری داشته باشید.

منبع: HBR